外貿軟件是專門面向國內進出口型企業的一種外貿業務管理軟件,是將物資流、信息流、工作流和資金流貫穿在一起,解決從產品報價、合同、采購、入庫、出貨、應收應付帳款、貿易單證、盈虧分析及統計匯總等一系列業務流程,幫助外貿企業全面增強企業競爭力。其涵蓋了外貿業務中的各個方面,包括:產品管理、客戶管理、供應商管理、報價管理、訂單管理、合同管理、樣品管理、單證管理、財務管理等。
一般來說,企業選擇走上信息化發展的道路,首先看重的是信息化可以提升管理效率,降低經營成本。但是當真正落實到項目實施上,你就會發現,除了這個大目標以外,高質量服務真的是最關鍵了,但往往這一點是誰經歷誰知道,選型外貿軟件過程中很容易被忽略。
被稱為第一出口大國的中國,有著巨大的外貿總量,從事與外貿相關的企業也是非常多,總體來看,他們在關于對外營銷決策方面,多以經驗為首,本身具備的決策能力為其薄弱環節,因此,在中小型外貿企業中,提高企業內部管理績效和降低管理成本是最需要關注的。外貿企業如何正確選擇適合自己公司現狀的外貿ERP管理軟件呢?匯信軟件提出了以下幾點參考意見。
雖然每個ERP項目都有其獨特性,但決定外貿管理軟件項目實施成敗是有內在規律可循的,就比如企業信息化建設有個公認的等式:成功實施ERP=合適的軟件+有基礎的企業+精心的實施。說是公認,就說明這是大家都同意的一個定律,也就是說一個項目實施的成敗,其實大差不差的都是受這幾項因素的影響。那么,今天我們就來了解一下何為“精心的實施”?
ERP這個概念已經被普及了好久好久了,而關于ERP軟件的服務商也是林林總總的層出不窮,但就是很少有聽到企業負責人說自家用軟件用的有多好的,基本聊起來都會有這樣、那樣的問題,尤其是在生產制造方面,應用成功的案例更是少之又少。當然,這肯定是受生產制造企業本身復雜的管理模式影響,但是也不排除有更多的其他原因。那么到底為什么制造業利用外貿管理軟件實現信息化會這么難實施、更難成功呢?
沒什么事情是可以百分之百的成功的,就比如實施外貿管理軟件,有些項目真的是盡心盡力、費心費力的實施了大半年,最終卻以失敗告終了。這是任何企業與服務商都不想看到的結局,但是為了有效規避類似錯誤,項目失敗也是需要找原因的。找來找去卻發現不是外貿管理軟件的功能達不到,而是企業的基礎管理太差了,達不到ERP的實施要求。正如沒有打好基礎就直接在沙堆上建高樓大廈,發生倒塌是必然事件。
不知道您已經使用匯信外貿管理軟件有多久了呢?剛開始?兩三年?五六年亦或是已經長達十年以上了?系統順利上線固然可賀,但對一個ERP項目而言,后期的運維工作同樣重要。因此,在外貿管理軟件運作初期必須建立對系統數據關鍵點每天稽核的制度。從制度上要求和保證各個用戶及時、準確、完整的數據錄入,使物流、信息流、資金流保持一致,從而保證隨時從ERP系統獲取的信息都是真實有效的。
傳統的財務管理系統主要是用于事后核算,在管理控制和決策支持方面的功能相對較弱,而外貿管理軟件中的財務管理系統將資金流和物流進行高度集成,實現財務管理從事后財會信息的反映,到財務管理信息處理,再到多層次財務管理支持的轉變,以便對市場信息做出快速反饋,降低各類經營成本。